Jeszcze do niedawna wiążącym dokumentem księgowym były papierowe faktury, które należało drukować i wysyłać do klienta. Dziś papierowe faktury powoli odchodzą do lamusa i zastępują je elektroniczne dokumenty księgowe. Faktura elektroniczna to wygodne rozwiązanie, po które chętnie sięgają nie tylko małe firmy, ale i duże koncerny i korporacje. Jakie są zasady wystawiania elektronicznych faktur?
Podstawą prawną do wystawiania faktur elektronicznych jest ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. W jej znowelizowanych przepisach (z dn. 1 stycznia 2014 roku) można znaleźć definicję e-dokumentu księgowego, a także informację jak wygląda faktura elektroniczna. Zgodnie z tymi zasadami e-faktury to faktury elektroniczne wystawione i otrzymane w dowolnym formacie elektronicznym. W praktyce oznacza to, że za elektroniczną fakturę można uznać każdy dokument, który zawiera wymagane przez ustawę danę, bez względu na formę.
Jakie dane musi zawierać faktura elektroniczna?
Aby dokument był uznany za fakturę elektroniczną, musi zawierać komplet danych wyszczególnionych przez ustawę. Przedsiębiorca wystawiając e-fakturę, musi na niej obowiązkowo umieścić:
- datę wystawienia,
- kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. a,
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. b,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
- kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
- stawkę podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
- kwotę należności ogółem.
Format e-faktury
Zgodnie z obowiązkami nałożonymi przez ustawodawcę na przedsiębiorcę musi on także zagwarantować autentyczność, integralność oraz czytelność faktury elektronicznej. Ustawa nie narzuca natomiast formatu, w jakim dokument ma być przesłany. Dla bezpieczeństwa większość firm przesyła je w pliku PDF.
Kto może stosować e-fakturę?
E-fakturę może wystawiać każdy przedsiębiorca. Nie zastosowano żadnych obwarowań co do wielkości firmy czy branży. Jedyny warunek to zgoda odbiorcy na użycie formy elektronicznej. Przepisy nie określają, w jakiej formie tę zgodę należy otrzymać, dlatego domniemuje się, że przyzwoleniem na fakturę elektroniczną jest np. wpłacenie przez kupującego należności. W przypadku, gdy nabywca nie wyraża zgody na e-fakturę, to sprzedający musi dostarczyć tradycyjny dokument księgowy. Należy pamiętać, że fakturę elektroniczną uznaje się za otrzymaną, gdy dotrze do odbiorcy.
